Ultimate Tracks

Privacyverklaring

Ultimate Tracks hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. UltimateTtracks houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
•  Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Ultimate Tracks zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

ONZE VERPLICHTINGEN MET BETREKKING TOT GEGEVENSBESCHERMING

Ultimate Tracks begrijpt de maatschappelijke zorg over hoe gegevens kunnen worden opgeslagen, verzonden en gebruikt door bedrijven. We doen er alles aan om te voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en willen dat u overtuigd bent van de maatregelen die we nemen om uw privacyrechten te waarborgen.

Dit privacybeleid legt uit hoe Ultimate Tracks uw persoonlijke gegevens verzamelt en gebruikt. Tevens leggen we de soorten informatie uit die we verzamelen, hoe we deze gegevens verzamelen, waarvoor we de gegevens gebruiken en met wie we mogelijk uw persoonlijke informatie delen. We laten u ook weten welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten

Persoonsgegevens van klanten worden door Ultimate Tracks verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
• Gemak voor repeaters

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht;
• Gerechtvaardigd belang

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Ultimate Tracks de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Geslacht
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Adresgegevens
• Paspoortgegevens
• Contactpersoon
• Medische info: bijv voedselallergie, medicijninformatie voor noodgevallen, of informatie waardoor de reiservaring geoptimaliseerd kan worden. We kunnen inspelen op / rekening houden met de informatie die verstrekt is.

WELKE GEGEVENS KUNNEN WIJ OVER U VERZAMELEN?

Wij doen ons best om de gegevens die wij over u verzamelen tot het minimum te beperken.

De hoeveelheid gegevens die we verzamelen, hangt af van de manier waarop u met ons communiceert. Als u bijvoorbeeld een reis boekt bij ons, vragen we u om meer informatie dan wanneer u alleen een offerte aanvraagt of op onze website surft. We kunnen verschillende soorten persoonlijke gegevens over u verzamelen, gebruiken, opslaan en overdragen. Deze gegevens hebben we hieronder samengevat.

Details over u: Uw voor- en achternaam, burgerlijke staat, titel, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, contactpersoon, kamerindeling, eten en andere reisvoorkeuren of dieet-eisen.

Betalingsgegevens: Details over betalingen van en naar u en andere details van producten en diensten die u bij ons hebt geboekt.

Details over uw boeking bij ons: details zoals waarvandaan u vliegt en waar naartoe, uw boekingsinformatie (inclusief eventuele gegevens van uw medereiziger op de boeking), eventuele verdere reisgegevens indien relevant, details van ervaringen of excursies geboekt via ons, bagage-eisen, upgrade informatie, lounge-bezoeken, stoelvoorkeuren, maaltijdvoorkeuren of -vereisten, details van eventuele speciale assistentie vereist en andere relevante informatie, zodat we u de reis- of andere service kunnen bieden die we met u hebben afgesproken.

Details van uw contactmomenten met ons: informatie over contacten of gesprekken met ons en onze medewerkers, inclusief wanneer u vragen, opmerkingen, klachten of feedback aan ons stuurt.

Uw gebruik van onze systemen en diensten: dit betreft informatie over het gebruik van onze website, telefoongesprekken, sociale media- pagina’s.

Vacatures: Als u solliciteert bij ons, uw cv, werkgeschiedenis, onderwijsgegevens en de functie waarvoor u solliciteert.

Speciale soorten gegevens: in sommige omstandigheden moeten we mogelijk informatie van u verzamelen die als gevoelig wordt beschouwd. Voor deze bijzondere persoonsgegevens geldt dat we deze alleen gebruiken met als doel de uitvoering van de reisovereenkomst. We kunnen bijvoorbeeld verzamelen:

Identificatiedocumenten: voor het vastleggen van de reis zijn aanvullende persoonsgegevens vereist, zoals uw paspoort- of identiteitskaartgegevens, waaronder uw paspoortnummer, het land waar uw paspoort is afgegeven en de vervaldatum. Paspoortgegevens dient voor de aanvraag van (special) trekking/peak permits en op sommige bestemmingen voor. De pasfoto uit het paspoort wordt hier voor gebruikt zodat de reiziger geen extra pasfoto’s mee hoeft te nemen en (waar nodig en mogelijk) reeds voor aankomst de permitaanvraag gedaan/afgerond kan worden.

Gegevens over uw gezondheid. Het doorgeven van uw maaltijdvoorkeur tijdens de vlucht, voedingsbehoeften en medische / lichamelijke aandoeningen is van belang voor het op een verantwoorde wijze uitvoeren van de reis met eventuele aanpassingen door onze reisleider en/of lokale agent. Maaltijd-, medicijngebruik, dieet- en voedselintolerantie gegevens worden geïnventariseerd zodat we gehoor kunnen geven aan het reserveren van de juiste gewenste maaltijd op vluchten. Daarnaast vragen wij naar deze informatie zodat er geen problemen/misverstanden ontstaan gedurende de – en met betrekking tot onze verplichting v.w.b. – uitvoering van de overeenkomst. Verder moeten wij in noodgevallen hulpdiensten en behandelend artsen van de nodige informatie kunnen voorzien. Wij kunnen alleen rekening houden met de informatie die ons ter beschikking is gesteld.

We proberen alle gevoelige persoonlijke gegevens die we verzamelen te beperken tot een minimum. Tenzij we een specifieke wettelijke reden hebben om deze informatie te gebruiken, zullen we uw toestemming vragen om deze te verzamelen. Elke medewerker die deze gegevens verwerkt en/of toegang heeft tot deze gegevens, heeft een geheimhoudingsverklaring getekend.

Als u geen persoonlijke gegevens verstrekt

Vastleggen van uw persoonlijke gegevens is nodig voor het volledig en correct uitvoeren van de reisovereenkomst die we met u hebben afgesloten. Indien u die (aanvullende) gegevens niet verstrekt wanneer daarom wordt gevraagd, zijn we mogelijk niet in staat het contract dat we hebben of met u proberen aan te gaan, uit te voeren. In dit geval moeten we mogelijk de reis of een deel daarvan annuleren. Uiteraard zullen we u op de hoogte stellen als dit het geval is.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden door Ultimate Tracks opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Van max 5jr na meest recente reisovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

De gegevens worden bewaard zodat de vele repeaters niet voor elke reis weer dezelfde gegevens dienen te verstrekken.

Medische -/allergie-/medicijngebruik gegevens worden door ons gewist binnen 72 uur na het beïndigen van uw reis met ons.

HOE VERZAMELEN WIJ UW GEGEVENS EN WAAROM?

Afhankelijk van uw contacten met ons, kunnen we op de volgende manieren informatie verzamelen:

Directe contacten: u kunt ons uw identiteits-, contact- en financiële gegevens verstrekken door online (boekings)formulieren in te vullen of per post, telefoon en e-mail of anderszins met ons te corresponderen. Dit omvat persoonlijke gegevens die u verstrekt wanneer u:

• via de website een reis boekt;
• een offerte aanvraagt, zich aanmeldt om nieuwsbrieven te ontvangen, of enquêtes
• op onze website informatie invoert op online formulieren ;
• ons informatie verstrekt over een ongeval, ziekte of incident dat heeft plaatsgevonden of een ander soort feedback ;
• solliciteert bij ons via e-mail of via de site;
• contact opneemt met ons via telefoon, sociale media, nieuws, e-mail, of WhatsApp. Onze contacten met u kunnen worden vastgelegd en gemonitord om de klantenservice, kwaliteitsborging, training, beveiliging en algemene zakelijke doeleinden te verbeteren;

Geautomatiseerde technologieën of interacties

De website maakt geen gebruik van tracking cookies

Derden of publiek beschikbare bronnen

Wij kunnen persoonlijke gegevens over u ontvangen van verschillende externe partijen, zoals hieronder uiteengezet:

a) luchtvaartmaatschappijen, hotelproviders of andere partijen waarmee we samenwerken als u een klacht bij hen indient ;

WAAR GEBRUIKEN WE UW GEGEVENS VOOR?

Op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming mogen we persoonlijke gegevens alleen gebruiken als we een reden hebben om dit te doen, zoals:

• om een contract te vervullen dat we met u hebben of ;
• wanneer het onze wettelijke plicht is of ;
•  wanneer het in ons legitieme belang (of die van een derde partij) is en uw belang en uw grondrechten deze niet te boven gaan of
•  wanneer u ermee instemt

We hebben hieronder een beschrijving gegeven van alle manieren waarop we van plan zijn om uw persoonlijke gegevens te gebruiken en van welke rechtsgronden wij ons afhankelijk maken. Houd er rekening mee dat we uw persoonlijke gegevens voor meer dan één wettige grond kunnen verwerken, afhankelijk van het specifieke doel waarvoor wij uw gegevens gebruiken.

• Om uw boeking bij ons te beheren: We zullen uw gegevens gebruiken om u reisdiensten aan te bieden die u aanvraagt of aanschaft. Dit houdt in het boeken van uw vluchten, accommodaties, het organiseren van rondleidingen, vervoer en autohuur en het verstrekken van uw tickets (op basis van het nakomen van ons contract met u) en het bieden van alle speciale assistentie die u nodig heeft (waar u ons uw toestemming geeft).
• Om contact met u op te nemen met informatie over uw boekingen en ondersteunende diensten: wij zullen uw contactgegevens gebruiken om u mededelingen te sturen die betrekking hebben op uw boeking of diensten die u hebt aangevraagd. De informatie die gewoonlijk wordt meegeleverd, zijn: e-mails die reageren op vragen, u toegang geven tot tickets, u op de hoogte houden van wijzigingen in de reisroutes of reageren op klachten die u heeft. Wij doen deze dingen om ons contract met u te vervullen en op basis van onze legitieme zakelijke belangen om u te voorzien van klantenservice.
• Om u deel te laten nemen aan een enquête: We doen dit om ons contract met u uit te voeren of voor onze reisdiensten waarbij we bestuderen hoe klanten onze diensten gebruiken, deze door te ontwikkelen en onze bedrijfsactiviteiten te laten groeien.
• Om u marketingcommunicatie te sturen. Wij zullen uw gegevens gebruiken om contact met u op te nemen om u op de hoogte te houden van het laatste nieuws, aanbiedingen, waarvan wij denken dat ze interessant voor u zijn of relevant voor u zijn. We doen dit alleen wanneer we uw toestemming hebben om dit te doen of op basis van ons legitieme belang om u van klantenservice te voorzien.
• Om uw klantervaring te personaliseren en onze service te verbeteren. Wij gebruiken uw gegevens om u een persoonlijkere service te bieden. Dit kan inhouden: het personaliseren van de berichten met voorkeuren die we u sturen (op basis van onze legitieme belangen om u de juiste soorten producten en diensten te presenteren).
• Om de veiligheid te waarborgen en onze zakelijke belangen te beschermen. In bepaalde omstandigheden gebruiken wij uw informatie om de veiligheid van onze diensten, kantoor en mensen te waarborgen, inclusief het beschermen tegen, onderzoeken en ontmoedigen van fraude, ongeoorloofde of illegale activiteiten, systeemtests, onderhoud en ontwikkeling (op basis van onze legitieme belangen om een veilige en wettige onderneming te exploiteren of waar we een wettelijke verplichting hebben om dit te doen);
• Om uw sollicitaties te verwerken. Wij zullen uw informatie gebruiken voor het verwerken van sollicitaties die u bij ons indient, hetzij rechtstreeks, hetzij via een agent (Open sollicitatie of als reactie op een advertentie) (op basis van ons legitiem belang om nieuwe werknemers of aannemers te werven).
• Gegevensanalyse gebruiken om onze website, producten / services, marketing, klantrelaties en ervaringen te verbeteren . Dit is noodzakelijk voor onze legitieme belangen om soorten klanten voor onze producten en diensten te definiëren, om onze website actueel en relevant te houden, om ons bedrijf te ontwikkelen en om onze marketingstrategie te sturen.
  Onderzoek doen. Wij gebruiken uw informatie om geaggregeerd en geanonimiseerd onderzoek uit te voeren over algemene betrokkenheid bij onze diensten en systemen, of als u ervoor kiest om deel te nemen aan klantonderzoeken, consumentengroepen en onderzoek (op basis van onze legitieme belangen om onze producten, diensten en klantenservice te verbeteren); en
• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. In bepaalde omstandigheden zullen we uw informatie moeten gebruiken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld om te voldoen aan gerechtelijke bevelen of dwangbevelen (op basis van onze legitieme belangen om te voldoen aan een wettelijke verplichting).

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hieronder beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
• Het verzorgen van de logistieke aspecten van de reis.
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen in waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Om u te voorzien van de (reis)diensten en op wettige gronden zoals hierboven beschreven, is het mogelijk dat we uw persoonlijke informatie delen met derden, zoals:

• Externe leveranciers waarmee wij samenwerken om uw boeking en onze andere diensten aan u te leveren. We kunnen uw informatie delen met partijen zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels, touroperators, transportbedrijven, aanbieders van excursies, luchthavenautoriteiten, reisleider, verzekeringsmaatschappijen, autoverhuurbedrijven, grondafhandelingsbureaus en cruisemaatschappijen.
• Andere leveranciers waarmee we samenwerken in verband met onze bedrijfsvoering. Wij delen uw informatie met externe leveranciers die wij gebruiken om diensten te verlenen in verband met de beleving/ervaringen die wij u bieden. Dit zijn bedrijven zijn die onze nieuwsbrief versturen, ons boekings- en relatiemanagement systeem, website, serviceproviders en hostingproviders, aanbieders van website analysetools.
• Luchthavens, immigratie / douane en / of andere overheidsinstanties. Soms moeten we ‘Advance Passenger Information’ over u verstrekken aan grens- of immigratieautoriteiten van het land van uw reisbestemming. Dit is meestal de basisinformatie uit uw paspoort, maar in bepaalde landen kan er wettelijk aanvullende informatie gevraagd worden. We zullen deze informatie verstrekken wanneer we hiertoe verplicht zijn.
• Hulpdiensten en behandelend artsen. Wanneer u onverhoopt iets overkomt op een reis, dan is het mogelijk dat de gids/tourleader aan behandelend artsen uw medicijngebruik bekend moet maken.
• Kredietreferenties en bureaus voor fraudebestrijding.
• Rechtbanken of adviseurs. Het is mogelijk dat we uw informatie moeten delen met andere derden (zoals juridische, accountants of andere adviseurs, regelgevende instanties, rechtbanken en overheidsinstanties) om ons in staat te stellen onze wettelijke rechten te handhaven of de rechten, eigendommen of veiligheid van onze werknemers te beschermen of wanneer een dergelijke bekendmaking wettelijk is toegestaan of vereist;

Wij eisen van alle externe partijen dat zij de veiligheid van uw persoonlijke gegevens respecteren en deze in overeenstemming met de wet behandelen. Wij staan niet toe dat onze externe dienstverleners uw persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken en staan hen alleen toe uw persoonlijke gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.
Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoer van de reisovereenkomst, voor uw veiligheid of uw gezondheid.

WANNEER VERZENDEN WE UW GEGEVENS BUITEN DE EER?

We zullen uw gegevens alleen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) verzenden om:

• aan uw verzoek te voldoen
• te voldoen aan een wettelijke plicht
• samenwerken met onze leveranciers en derde partijen die we gebruiken om onze reizen uit te voeren.

Een groot deel van onze externe derde partijen is gevestigd buiten de EER, dus hun verwerking van uw persoonlijke gegevens zal leiden tot een overdracht van gegevens buiten de EER. Als we informatie overdragen aan partijen buiten de EER, zullen we ervoor zorgen dat deze een vergelijkbare mate van bescherming krijgen.

Als touroperator bieden we ook reizen aan buiten de EU, welke worden gefaciliteerd en uitgevoerd door lokale partners in de landen van bestemming.

Alleen de strikt noodzakelijk gegevens worden verstrekt zodat de gesloten reisovereenkomst ten uitvoer kan worden gebracht (denk hierbij aan reserveringen voor hotels, vluchten, vervoer, alsmede klim- en/of (special) trekking permits voor een bergtop of regio (op basis van artikel 77 van de Wet bescherming persoonsgegevens). Klanten zullen geïnformeerd worden in het privacybeleid over de werkwijze. Expliciete toestemming (via opt-in) zal te allen tijde gevraagd worden op contact- en boekingsformulier.

Afgezien van bovenstaande gegevens v.w.b. het kunnen uitvoeren van de reisovereenkomst, worden geen gegevens gedeeld en/of opgeslagen buiten de EU.
Minderjarigen

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) wanneer hij/zij medereiziger is/zijn op een boeking gemaakt door een ouder.

De meerderjarige reiziger die de reisovereenkomst tekent, wordt aangemerkt als aanmelder / hoofdboeker / opdrachtgever en is daarmee aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien.

Er wordt geen correspondentie alleen aan de minderjarige gestuurd, alle correspondentie loopt via de hoofdboeker.